Ablauf der Zusammenarbeit

Ein klarer Prozess, damit Sie jederzeit wissen, wo wir stehen.

1. Erstgespräch (ca. 15–20 Minuten)
Kurzes Kennenlernen per Telefon oder Video. Wir klären Ziele, Umfang, Zuständigkeiten, Datenwege und Systeme (z. B. Vorlagen, Buchhaltungssoftware, Freigaben). Kein ausführliches Consulting, sondern fokussierte Abstimmung für den Start. So können beide Seiten prüfen, ob eine Zusammenarbeit in Frage kommt.

2. Individuelles Angebot
Sie erhalten ein Angebot, das exakt zu Ihren Abläufen passt: definierte Leistungen, Reaktionszeiten, Mahnstufen, Reporting-Turnus, Datenschutz und Vertraulichkeit. So ist der Rahmen sauber gesteckt.

3. Kaution (Vorauszahlung, nicht verrechenbar)
Zum Start wird eine Kaution fällig. Sie wird nicht mit laufenden Rechnungen verrechnet und dient ausschließlich als Sicherheit, damit keine offenen Forderungen bei mir verbleiben. Die Höhe richtet sich nach Volumen und Risiko. Rückzahlung erfolgt am Ende der Zusammenarbeit, sofern alle Rechnungen beglichen sind.

4. Onboarding
Wir starten als Team durch. Einrichtung der Zugänge, Übernahme bzw. Erstellung Ihrer Vorlagen im Corporate Design, Definition der Freigabewege und ein kurzer Testlauf. Die Zusammenarbeit erfolgt remote.

5. Laufende Umsetzung
Rechnungsstellung nach Ihren Vorgaben, Fristenkontrolle, Mahnwesen in abgestimmter Tonalität bis zur dritten Mahnstufe. Jede Maßnahme wird dokumentiert, sodass Sie den Status jederzeit nachvollziehen können.

6. Updates und Besprechungen
Regelmäßige Status-Updates zu offenen Posten und Mahnläufen (Turnus nach Vereinbarung, z. B. wöchentlich oder monatlich). Bei Bedarf kurze Abstimmungen, um Abläufe zu schärfen oder Anpassungen vorzunehmen.

7. Monatliche Abrechnung
Die Leistungen werden monatlich per Rechnung abgerechnet. Zahlungsziel und Konditionen sind im Angebot festgelegt. Die Kaution ist davon unabhängig.

8. Eskalation nach der dritten Mahnung
Bleibt eine Forderung trotz dritter Mahnung offen, begleite ich den weiteren Prozess auf Wunsch: Vorbereitung der Unterlagen für anwaltliche Schritte und Gericht, auf Wunsch auch Empfehlung erfahrener Anwälte aus meinem Netzwerk. (Keine Rechtsberatung.)